Die direkte Antwort
Die meisten Unternehmen laufen auf einer Handvoll Tools, die nicht miteinander sprechen, sodass Menschen Informationen zwischen ihnen kopieren. Daher kommen Fehler, Verzögerungen und verlorene Anfragen. Workflow-Automatisierung und Systemintegration verbinden diese Tools: Aus einer Formularübermittlung wird ein CRM-Datensatz, ein unterschriebenes Angebot erzeugt die nächste Aufgabe, eine Freigabe erreicht die richtige Person, und eine Änderung in einem System erscheint im anderen — und Fehler sind sichtbar, statt still zu verschwinden.
Wir gehen vom Geschäftsergebnis aus — zum Beispiel: jede Anfrage hat innerhalb von Minuten einen Zuständigen — und wählen das Tooling danach.
Welche Tools
n8n, Make und Zapier sind die üblichen Plattformen, daneben direkte Webhooks und API-Integrationen. Jede hat Stärken: gehostete No-Code-Plattformen eignen sich für einfache Abläufe mit geringem Volumen; n8n für komplexere Logik und Self-Hosting; individueller Code für alles, was einem visuellen Builder entwachsen ist. Wie wir die Wahl angehen, steht in n8n vs Make for Lead Automation (EN) und Custom Automation vs Zapier (EN).
Ein praktischer erster Auftrag: Automation Sprint — ein Geschäftsablauf
Für einen wiederkehrenden Ablauf, der Ihr Team jede Woche Zeit kostet — zum Beispiel Website-Anfragen in ein CRM übertragen und die zuständige Person benachrichtigen. Ein Workflow, keine unbegrenzte Automatisierung. Festpreis 1.690 € für den unten beschriebenen Standardumfang. Alle Preise verstehen sich netto. Die umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nach Sitz und Steuerstatus des Kunden. Vorab klären wir in einem kurzen Scoping-Gespräch den Umfang; ein separates Discovery-Honorar gibt es nicht.
Brauchen Sie mehr? Wir konzipieren auch individuelle Umsetzungen — dieses Paket ist ein Einstiegsweg, keine Obergrenze für die Projektgröße.
- Paket: Automation Sprint — ein Geschäftsablauf — 1.690 € Festpreis.
- Enthalten: Ein klar abgegrenzter Geschäftsablauf; Bis zu drei Systeme bzw. Dienste; Ein Hauptpfad des Workflows mit angemessener Verzweigung; Umsetzung und Tests; Fehlerbehandlung im Rahmen des Umfangs; Übergabedokumentation.
- Wichtigste Umfangsgrenze: Ein Workflow mit einem Hauptpfad, über bis zu drei Systeme oder Dienste.
- Nicht enthalten: Abonnements und Lizenzen der angebundenen Tools; Weitere Workflows — ein weiterer Sprint oder ein individuelles Angebot; Umfangreiche individuelle APIs, große Datenmigrationen oder komplexe Orchestrierung mehrerer Systeme — individuelles Angebot.
- Alles, was wesentlich über den Standardumfang hinausgeht, wird separat angeboten und nicht stillschweigend mitgemacht.
- Sprache: Website und Anfrageformular sind auf Deutsch; die Projektabwicklung läuft auf Englisch (Scoping-Gespräch, Einführungssitzung und Dokumentation).
Was das umfasst
- Webformulare und Anfragekanäle, die als vollständige, dublettenfreie Datensätze in ein CRM fließen
- E-Mail-Automatisierung: Eingangsbestätigungen, Follow-ups, interne Hinweise
- Benachrichtigungen an die richtige Person im richtigen Kanal — E-Mail, Slack oder ein anderes Tool, das Ihr Team ohnehin nutzt
- Freigabeabläufe — eine Anfrage geht an eine freigebende Person, wartet und wird entweder erledigt oder eskaliert, mit Protokoll
- Datenabgleich zwischen Systemen, die denselben Kunden oder Auftrag führen
- Zeit- und ereignisgesteuerte Jobs: Berichte, Erinnerungen, Aufräumarbeiten
- Webhooks und API-Anbindungen an Systeme ohne fertigen Konnektor
- Fehlerbehandlung: Wiederholungen, Alarme und ein Ort, an dem fehlgeschlagene Läufe sichtbar sind
- Dokumentation jeder Automatisierung: was sie tut, was sie berührt, wem sie gehört
Automatisierung mit Mensch in der Schleife
Nicht jeder Schritt sollte unbeaufsichtigt laufen. Wo eine Automatisierung Geld, Verträge oder Zusagen an Kunden berührt, bauen wir einen Freigabeschritt und ein klares Protokoll ein, wer was freigegeben hat. Siehe AI Human Handoff (EN) und KI-Agent vs. Workflow-Automatisierung.
Wohin das führen kann
Eine Reihe verbundener Workflows ist oft die Grundlage für KI für operative Abläufe, bei der der Workflow das Lesen von Nachrichten, das Extrahieren von Informationen und das Weiterführen von Vorgängen unter Aufsicht umfasst. Wenn Sie zugleich an Ihrem CRM arbeiten, ist CRM- und Vertriebsworkflow-Einführung die natürliche Ergänzung.
Wenn Sie entscheiden, wie zwei Systeme Daten austauschen sollen, siehe How systems exchange data (EN). Wenn eine Automatisierung oder Integration stehen geblieben ist, siehe Automation stopped working: troubleshooting (EN). Damit verbundene Systeme übereinstimmen, siehe Reconciling connected systems (EN).
Grenzen
Wir automatisieren keinen Prozess, der unklar ist; wir helfen, ihn zuerst zu dokumentieren. Wir versprechen keine bestimmte Anzahl eingesparter Stunden. Und wir sagen Ihnen, wenn eine einzelne einfache Automatisierung genügt, statt eine Plattform vorzuschlagen.
Sprache und Projektabwicklung
Website und Anfrageformular sind auf Deutsch. Die Projektabwicklung läuft auf Englisch — Scoping-Gespräch, Abstimmung und Dokumentation der Automatisierungen eingeschlossen. Deutsch als Projektsprache sagen wir nicht zu. Mit n8n, Make oder Zapier besteht keine Partnerschaft oder Zertifizierung; wir behaupten keine.
So funktioniert es
- 1
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, was Sie heute tatsächlich haben — Konten, Rollen, Tools, Daten, wer was nutzt —, wo das System es erlaubt nur lesend, bevor jemand vorschlägt, etwas zu ändern.
- 2
Das Ist-Setup verstehen
Was funktioniert, was doppelt vorhanden ist, was niemandem gehört und wo Arbeit zwischen Tools versickert. Das erhalten Sie schriftlich und in verständlicher Sprache.
- 3
Umsetzungsplan
Ein umrissener Plan mit klaren Grenzen: was eingerichtet wird, was bleibt, was bewusst außen vor bleibt und was zuerst eine Entscheidung von Ihnen braucht. Umfang und Preis werden schriftlich vereinbart, bevor die Einrichtung beginnt.
- 4
Einrichtung
Der Plan wird in Ihren eigenen Konten umgesetzt, über Zugriff, den Sie erteilen und entziehen können. Änderungen, die Menschen, Geld oder Kundendaten betreffen, warten auf Ihre ausdrückliche Freigabe.
- 5
Übergabe
Dokumentation dessen, was eingerichtet wurde und warum, eine kurze Einweisung für die Personen, die es betreiben werden, und eine klare Aussage dazu, was ab jetzt in Ihrer Hand liegt.
Häufige Fragen
Müssen wir uns zwischen n8n, Make und Zapier entscheiden?+
Nein. Wir empfehlen, was zu Volumen, Komplexität und Hosting-Anforderungen passt, und wir können auch direkte Integrationen oder individuellen Code nutzen, wo eine No-Code-Plattform nicht ausreicht.
Können Sie bestehende Automatisierungen reparieren?+
Ja. Die Bestandsaufnahme umfasst bestehende Abläufe: was sie tun, wo sie unbemerkt scheitern und wem sie gehören.
Was passiert, wenn eine Automatisierung fehlschlägt?+
Fehler sind eingeplant. Läufe werden wiederholt, wo das sicher ist, Alarme gehen an eine benannte Person, und fehlgeschlagene Läufe sind sichtbar, statt still verworfen zu werden.
Können Freigaben Teil des Ablaufs sein?+
Ja. Freigabeschritte, Eskalation und ein Prüfpfad sind Standard, wo ein Schritt Geld, Verträge oder Zusagen an Kunden betrifft.
Wem gehören die Automatisierungen danach?+
Ihnen. Sie liegen in Ihren Konten, sind dokumentiert, und Sie sind nicht auf uns angewiesen, damit sie weiterlaufen.
Läuft das Projekt auf Deutsch?+
Website und Anfrageformular sind auf Deutsch. Die Projektabwicklung läuft auf Englisch; Englisch ist die einzige Projektsprache, die wir zusagen.
Website und Anfrageformular sind auf Deutsch; die Projektabwicklung läuft auf Englisch. Deutsch als Projektsprache sagen wir nicht zu.