Wie lange dauert eine CRM-Einführung?

Die direkte Antwort

Die Dauer einer CRM-Einführung folgt Entscheidungen, nicht der Konfiguration. Phasen, Felder und Ansichten einzurichten geht schnell, sobald jemand entschieden hat, wie sie aussehen sollen; die Kalenderzeit fließt in die Einigung auf den Vertriebsprozess, die Bereinigung und Zuordnung von Daten und dazu, dass Menschen das System tatsächlich nutzen. Deshalb veröffentlichen wir keine feste Dauer: Dasselbe Tool kann für ein Team, das sich in einem Gespräch auf seinen Prozess einigt, schnell live gehen und für ein Team mit drei Versionen davon langsam. Planbar sind die Reihenfolge, die Abhängigkeiten zwischen den Schritten und die Entscheidungen, die vor Arbeitsbeginn geklärt werden sollten. Diese Seite behandelt das. Für die Aufgabenliste siehe die CRM-Implementierungs-Checkliste (EN), für das Budget siehe CRM-Einführung Kosten (EN).

Was die Dauer bestimmt

Fünf Faktoren erklären den größten Teil des Unterschieds zwischen einer kurzen und einer langen Einführung:

• Wie gefestigt der Vertriebsprozess ist. Sind sich Vertriebler bereits einig, was jede Phase bedeutet und was einen Deal voranbringt, ist Konfiguration meist Übertragung. Sind sie es nicht, ist die Diskussion das eigentliche Projekt
• Der Zustand der bestehenden Daten. Saubere, deduplizierte Kontakte importieren in einem Durchgang. Über Tabellen, Postfächer und ein altes System verstreute Daten brauchen zuerst Zuordnung und Reparatur
• Die Zahl der Pipelines und Teams. Jede zusätzliche Pipeline ist ein weiterer zu vereinbarender Prozess, ein weiterer Satz zu testender Phasen und eine weitere zu schulende Gruppe
• Integrationen. Die Anbindung von E-Mail, Kalender, Formularen oder Buchhaltung hängt davon ab, was jedes System tatsächlich offenlegt und ob jemand mit Admin-Zugriff verfügbar ist
• Verfügbarkeit der Entscheidungsträger. Eine benannte Person, die eine Phasendefinition am selben Tag freigeben kann, hält die Arbeit in Bewegung; ein selten tagendes Gremium zieht sie in die Länge

Die Abfolge

Die meisten Einführungen folgen derselben Reihenfolge. Sie zu überspringen ist die übliche Ursache für Nacharbeit.

• Prozessvereinbarung: Aufschreiben, wie aus einem Lead ein Kunde wird: Phasen, Ein- und Ausstiegsregeln, Owner, und wie ein verlorener Deal aussieht.
• Datenaudit und Zuordnung: Auflisten, was heute existiert, entscheiden, was mitkommt, und alte Felder auf neue abbilden.
• Konfiguration: Phasen, Felder, Ansichten, Rollen und alle routinemäßigen Erinnerungen aus dem vereinbarten Prozess bauen.
• Import und Prüfung: Zuerst eine Stichprobe laden, mit den Personen prüfen, die die Datensätze kennen, dann den Rest laden.
• Schulung und Testlauf: Das Team echte Deals im neuen System bearbeiten lassen, bevor das alte abgeschaltet wird.
• Go-Live und Stabilisierung: Umstellen, die unvermeidlichen Kanten glätten und bestätigen, dass Berichte dem entsprechen, was Menschen erwarten.

Vorab zu klärende Entscheidungen

Die meisten Verzögerungen sind Entscheidungen, die zu Beginn offen blieben. Klären Sie diese vor Konfigurationsbeginn:

• Wer die CRM im Alltag besitzt und Änderungen ohne Meeting freigeben kann
• Die Phasen und welcher Nachweis einen Deal zwischen ihnen bewegt
• Welche Felder Pflicht sind und welche optional
• Welche historischen Datensätze einen Import wert sind und welche im Archiv bleiben
• Wer Admin-Zugriff auf die CRM und auf jedes anzubindende System hat
• Was als Go-Live zählt: ein Datum, eine benannte Nutzergruppe, und der Punkt, an dem die alte Erfassung endet
• Wie Berichte beurteilt werden, damit „korrekt“ eine Definition hat, bevor jemand auf ein Dashboard schaut

Datenimport

Der Import selbst dauert als Vorgang selten lange; die Vorbereitung der Daten schon. Dubletten, uneinheitliche Firmennamen, fehlende Owner und Freitextfelder, die eigentlich Auswahllisten sein sollten, brauchen alle eine Regel vor dem Laden. Vereinbaren Sie für jedes eine Regel, führen Sie eine kleine Stichprobe durch, und lassen Sie jemanden prüfen, der die Konten kennt. Eine zweite Stichprobe ist günstiger als ein reparierter Produktivimport. Halten Sie die Originaldateien unangetastet, damit jeder Schritt wiederholt werden kann.

Schulung

Schulung ist keine einzelne Sitzung am Ende. Kurze Sitzungen zu den konkreten Bildschirmen jeder Rolle, gefolgt von echten Deals mit jemandem, der Fragen beantworten kann, verändern das Verhalten. Planen Sie um die normale Arbeitslast des Teams herum: ein guter Zeitplan passt sich der Vertriebsaktivität an, statt sie zu ersetzen. Kurze Aufzeichnungen helfen neuen Mitarbeitenden, ohne von Anwesenden abhängig zu sein.

Go-Live

Go-Live ist eine Entscheidung, kein Datum im Plan. Bestätigen Sie vor der Umstellung, dass die Pflichtfelder bei den laufenden Datensätzen ausgefüllt sind, dass jeder offene Deal einen nächsten Schritt hat, dass sich die Nutzer anmelden und sehen können, was sie brauchen, und dass eine Person für Fragen in der ersten Woche benannt ist. Legen Sie vorab fest, wie lange das alte System lesbar bleibt und was Sie prüfen, um zu bestätigen, dass nichts verloren ging.

Die Migrationsvariante

Wechseln Sie von einer CRM zu einer anderen, kommen ein Quellsystem-Audit, ein Feldzuordnungsdokument, ein Probeimport und ein Umstellungsplan mit Rollback-Option hinzu. Die Dauer hängt dann stark von der Quelle ab: was sie exportieren kann, wie viele individuelle Objekte sie hat und ob Anhänge und Aktivitätsverlauf mitkommen müssen. Siehe CRM-Migration für diesen Umfang.

Häufige Ursachen für Verzögerungen

Diese kommen immer wieder vor, und alle lassen sich früh erkennen:

• Der Vertriebsprozess galt als vereinbart und war es nicht
• Admin-Zugriff auf E-Mail, Formulare oder das alte System kam zu spät
• Datenbereinigung wurde als Teil des Imports behandelt statt als Schritt davor
• Zusätzliche Wünsche wurden mitten im Bau ergänzt, ohne den vereinbarten Umfang zu ändern
• Schulung wurde um den Go-Live herum geplant statt davor
• Niemand wurde als Owner der CRM nach dem Launch benannt, sodass frühe Probleme unbeantwortet blieben

Wie LATYNEX dabei vorgeht

LATYNEX ist ein englischsprachiger Remote-Anbieter. Wir vereinbaren einen Umfang und einen Preis schriftlich, bevor die Arbeit beginnt, und der Zeitplan wird aus der obigen Abfolge mit benannten Abhängigkeiten aufgebaut, sodass Sie sehen, welche Entscheidungen bei Ihnen liegen. Für eine CRM und eine Hauptvertriebspipeline passt das fixe Einstiegspaket „CRM-Bereinigung & Vertriebsworkflow-Einrichtung“ (siehe CRM- und Vertriebsworkflow-Einführung für den Preis in EUR); Multi-Pipeline- oder Migrationsarbeit wird separat bemessen. Lautet die Antwort, dass Sie uns nicht brauchen, sagen wir das. Siehe CRM- und Vertriebsworkflow-Einführung dazu, wie es geliefert wird.